Que la empresa funcione igual el día que no estás.
En la mayoría de empresas pequeñas y medianas los procedimientos viven en la cabeza de dos o tres personas. Los escribimos cortos, ponemos responsable e indicador a cada uno, montamos el control de gestión semanal y automatizamos lo repetitivo dentro del sistema de gestión. Sin inteligencia artificial todavía: eso viene después, y solo donde hace falta.
Los síntomas de una empresa sin procedimientos
Ninguno es grave por separado. Juntos explican por qué quien dirige no puede irse de vacaciones y por qué los mismos errores vuelven cada mes.
- La misma cosa se hace de tres maneras según quién la haga.
- Nadie sabe quién decide, así que todo acaba en la mesa del gerente.
- Lo urgente tapa lo importante, y lo importante se mira una vez al año.
- Los datos se copian a mano de un programa a otro, y se copian mal.
- Cuando alguien falta, su trabajo se para o lo improvisa otro.
- Nada se mide hasta que cierra el ejercicio, y entonces ya es tarde.
Cuatro pasos, de menos a más
Mapa de procesos reales
Cómo se hacen las cosas de verdad, no cómo deberían hacerse. Se recorre con la gente que las hace, no con quien las supervisa.
Procedimientos de una página
Qué se hace, quién lo hace, cuándo y con qué se mide. Una página por proceso. Si necesita un manual, es que está mal diseñado.
Control de gestión semanal
Cuatro o cinco indicadores que se miran cada semana en una reunión corta, y una lista de lo que necesita atención hoy. Que los problemas se vean con semanas de margen.
Automatización de lo repetitivo
Avisos, flujos, aprobaciones e integraciones entre las herramientas que ya tienes. Todo lo que hoy hace una persona copiando de un sitio a otro.
Lo que se automatiza sin inteligencia artificial
La mayor parte del trabajo repetido no necesita inteligencia artificial: necesita una regla clara y un sistema que la ejecute. Esto es lo que montamos con más frecuencia, todo dentro de las herramientas de la empresa.
- Seguimiento de producción. qué órdenes van tarde y por qué, cada semana, sin montar la hoja de cálculo a mano.
- Cobros. aviso de facturas vencidas y de clientes que se acercan a su límite de riesgo.
- Compras. aprobación por importe y aviso de faltas antes de que paren la línea.
- Cierre mensual. lista de comprobación que no deja saltarse pasos ni cerrar con cosas colgando.
- Partes de trabajo sin papel. desde la máquina o desde el móvil, directos al sistema.
- Correo de dirección. reglas y filtros para que a quien dirige le llegue lo que importa y el resto se ordene solo.
Este servicio va antes por una razón
La automatización sin inteligencia artificial resuelve la mayor parte de lo repetitivo, es barata y no se equivoca. La inteligencia artificial entra cuando hay que leer, escribir o decidir con criterio, y solo funciona bien sobre procedimientos claros y datos limpios. Por eso es el último servicio, no el primero.
Entregables
- El mapa de procesos, con lo que sobra tachado.
- Un procedimiento de una página por cada proceso que importa, con responsable e indicador.
- La reunión semanal montada: qué se mira, quién lo trae y cuánto dura.
- Los automatismos funcionando dentro de tus herramientas, documentados.
Lo que nos preguntan siempre
¿No es esto burocracia?
La burocracia es el manual de doscientas páginas que nadie lee. Un procedimiento de una página con un responsable y un número es lo contrario: quita discusiones y quita trabajo.
¿Y si mi gente no lo sigue?
Se diseña con quien lo hace, no contra ellos, y se mide. Lo que se mide cada semana se sigue; lo que se escribe y se guarda en un cajón, no. Por eso el control de gestión va en el mismo paquete.
¿Necesito un sistema de gestión para esto?
No, pero ayuda mucho. Se automatiza sobre lo que tienes. Si lo que tienes no da para más, lo decimos, y entonces el siguiente paso es el software.
¿Cuánto dura?
El mapa y los procedimientos, semanas. La reunión semanal funciona desde la segunda semana. Los automatismos se van montando uno a uno, empezando por el que más horas devuelve.
¿Miramos cómo funciona tu empresa por dentro?
Una conversación con quien dirige y otra con quien hace el trabajo bastan para ver por dónde se escapa el tiempo.
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